person holding black android smartphone

Dlaczego warto używać oprogramowania do planowania, aby zarządzać harmonogramami swoich pracowników?

Firma

Dlaczego? Ponieważ zapominanie o wnioskach urlopowych, błędne obliczanie płac i nadmierne wydatki to przykłady kosztownych błędów w zarządzaniu. Pracownicy, z drugiej strony, będą zapominać o przydziałach czasu pracy i codziennie denerwować swoich menedżerów drobnymi prośbami.
Nie jest już tajemnicą, że planowanie jest obecnie uważane za dyscyplinę zarządzania w swoim własnym prawie. Wraz z cyfryzacją przedsiębiorstw nadszedł najwyższy czas, aby menedżerowie zostali wyposażeni w skuteczne narzędzia do zarządzania personelem.

Dostosowane do rzeczywistych potrzeb menedżerów.

Kilka uzupełniających funkcjonalności są niezbędne, aby mieć wszechstronny oprogramowanie planowanie. Najważniejszy dla przeciętnego menedżera będzie niewątpliwie planista. Pozwala to w ciągu kilku sekund stworzyć harmonogram pracy i niemal natychmiast przekazać go pracownikom za pośrednictwem ich smartfonów. Każdy harmonogram opublikowany w ten sposób jest również dostępny w sieci, dzięki czemu wszyscy pracownicy mogą łatwo znaleźć swój harmonogram. Unika się błędów i niepotrzebnych połączeń. Jest tak prosty w obsłudze, że wszyscy pracownicy będą mogli z niego korzystać.
Aplikacja pozwala również pracownikom na wzięcie odpowiedzialności. Muszą oni sami zgłaszać swoją dostępność i zapytania bezpośrednio do oprogramowania. Nie ma powodu, aby je zgubić, ponieważ są one teraz scentralizowane w jednym wygodnym miejscu. Menedżerowie mogą również akceptować żądania wymiany zmian od pracowników. Oznacza to, że kierownik musi tylko zatwierdzać lub odrzucać te wnioski w odpowiednim momencie i czasie, bez konieczności wykonywania telefonu. A za każdym razem, gdy dokonywana jest zmiana w harmonogramie, zainteresowane osoby automatycznie otrzymują powiadomienie lub e-mail, w zależności od ich preferencji. Innymi słowy, samo oprogramowanie zapewnia, że każdy zawsze wie, co dzieje się z jego harmonogramem.
Oprócz modułu planowania, większość oprogramowania oferuje również rozwiązanie do zarządzania czasem pracy i frekwencją. Moduł ten rejestruje, kiedy pracownicy przychodzą do pracy oraz kiedy z niej wychodzą i automatycznie odnotowuje to w arkuszach czasu. Menedżerowie mogą śledzić przychodzenie i wychodzenie z pracy na różne sposoby, na przykład za pośrednictwem telefonu komórkowego, komputera lub tabletu. Zegar obwodowy może być nawet ustawiony dla pracowników, którzy używają swoich telefonów komórkowych do wchodzenia i wychodzenia z pracy, co jest doskonałym sposobem na udaremnienie oszustów.

Jakie są korzyści z używania narzędzia do planowania?

Mówiąc prościej, takie oprogramowanie minimalizuje straty czasu i pozwala lepiej zainwestować energię. Wiele firm dostało się do złego nawyku tworzenia swoich harmonogramów w programie Excel przed przyjęciem oprogramowania planowania. Excel jest ogólnym oprogramowaniem i dlatego nie nadaje się zbytnio do planowania. Zbyt wiele funkcji, które oferuje, jest zupełnie nieistotnych, podczas gdy inne przydatne opcje albo nie istnieją, albo wymagają bardzo skomplikowanych manipulacji.
Specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi upraszcza planowanie, łącząc tylko naprawdę przydatne funkcje. W praktyce przekłada się to na produkt, który jest łatwy do zrozumienia i faktycznie zwiększa wydajność pracy.
Łączność jest być może kluczowym elementem dobrego oprogramowania do zarządzania. Łącząc menedżerów i pracowników, informacje, które kiedyś były ograniczone do świata fizycznego — jak np. kartka papieru przypięta do ściany — mogą zostać przeniesione i w pełni udostępnione. Oznacza to, że każdy ma zawsze dostęp do najbardziej aktualnej wersji harmonogramu. Aktualizacje są łatwe do wykonania i przekazywane natychmiastowo. Karty czasu pracy wypełniają się i obliczają same.

Niespójności są automatycznie zgłaszane kierownikowi.

Niektórzy menedżerowie, którzy korzystają z takiego oprogramowania teraz zarządzać swoimi harmonogramami w ciągu kilku minut, podczas gdy to zadanie kiedyś zająć im kilka godzin. Ich miesięczny abonament zwraca się więc bardzo szybko.

Dla kogo przeznaczone jest oprogramowanie do zarządzania planowaniem?

Grupa docelowa składa się głównie z małych i średnich przedsiębiorstw. Ponieważ celem jest lepsze połączenie pracowników i ich menedżerów, aplikacja powinna być jak najbardziej przyjazna dla użytkownika. Dlatego ważne jest, aby przed dokonaniem wyboru przetestować kilka aplikacji. W rzeczywistości wiele aplikacji ma nawet darmowe plany, które pozwalają na poznanie ich funkcji przed wykupieniem abonamentu.

Firmy takie jak sprzedawcy, hotele i restauracje, które polegają na zmiennych harmonogramów, są jednymi z największych fanów tego rodzaju oprogramowania. Osoby, które muszą zarządzać pracownikami w wielu miejscach pracy, szczególnie lubią funkcje, które automatyzują rozliczanie czasu pracy. Okazuje się, że większość firm może skorzystać na lepszym zarządzaniu.

Dodaj komentarz